Hoy hablaremos de lo necesario de controlar la documentación escritural que tenemos en casa, en especial entre los clientes particulares y los autónomos.
Estos dos segmentos de mercado los tenemos observados hace tiempo en cuanto al normal desorden que tienen en su documentación importante (escrituras de propiedad, de constitución, poderes, etc) originado en la confusión de saber qué es lo que realmente tienen: ¿una copia simple? ¿una copia autorizada?, la copia digitalizada, ¿una fotocopia de un trozo de escritura? , alguno confunde copia simple con nota simple…..
Estos documentos pueden ser exigidos en cualquier notaría para comprobar su veracidad a la hora de firmar un préstamo o vender una casa, porque al notario puede no valerle con ver la copia (del género que sea) digitalizada y te pide que traigas la escritura en papel debajo del brazo ( y que a lo mejor no tiene razón porque debería bastarle con la digitalizada que igual valor tiene si ambas son , por ejemplo , autorizadas, pero si dice que NO el notario ese día no firmas….).
Por tanto distinguir primero entre copia simple y autorizada:
Copia autorizada:
Definición: Es una reproducción del documento original que tiene plena validez legal. Esta copia está certificada por el notario o autoridad competente, asegurando que es fiel al original.
Uso: Se utiliza para trámites oficiales donde se requiere prueba irrefutable de la autenticidad del documento. Ejemplos incluyen procedimientos judiciales, registros públicos y transacciones que requieren garantías legales.
ES LA QUE PIDE EL NOTARIO.
Copia Simple:
Definición: Es una fotocopia o impresión del documento original o copia autorizada, sin ninguna validación oficial por parte de un notario o entidad gubernamental.
Uso: Su uso se limita a situaciones donde no se necesita verificación legal de la autenticidad del documento. Es útil para fines informativos, consultas personales o como requisito en trámites que no exigen una copia autorizada.

Por otra parte, un trozo de escritura no sirve para nada…
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Y debemos fijarnos bien en el número de protocolo y año , y con eso lo tenemos localizado.
Al pedir una operación de financiación donde pueda hacer falta alguna de las escrituras primero repasamos nuestro armario y la buscamos y si no la tenemos, con tiempo suficiente la encargamos al notario origen de la misma o a su heredero, sobre todo si es copia autorizada porque pueden tardar quince días en servirla.
Debemos tenerlas siempre localizadas, controladas, porque sin ellas no firmamos…..
Fuente:Martitegui Asesores